ホーム » 業務改善

サービス

業務改善にはこれ！

業務改善を楽しむ！
職場を改善パフォーマンスの
ステージにしよう！

業務改善はプロジェクトだけではうまくいかない

現在、人手不足、エネルギーや材料価格の高騰が深刻化し、同時に働き方改革への取り組みも進める必要があり、何もしないで時間短縮だけを進めると職場への負担が増加し、業務の質が低下してしまいます。
今こそ業務改善は不可欠です。

業務改善の進め方について、私が最初のコンサルティング法人にいたときに多くやっていたやり方はプロジェクトをつくり業務フローや業務データを分析して半年から１年くらいかけて改革案をつくりトップの承認を得たのちに職場に運用していくというやり方でした。

この方法は成功することもありましたが、うまくいかないこともありました。
当時はその違いが分かりませんでした。

しかし、試行錯誤を通じて学んだことは次のとおりです。

・プロジェクトだけで、職場の参加がない改善は失敗する
・職場自身に当事者意識と改善する力（現場力）がないと、うまくいかない

職場の意識や参加がないまま、または職場に改善する力がないままに、大規模な改革を実施することは上手くいきません。

業務改善の成功には現場力が必要

プロジェクトが綿密に計画されていても、実際の運用は職場の人々が行うため、彼らの参加が不可欠です。
また、大きな改革にはトラブルがつきもので、職場が自分たちで工夫し、改善できる力がなければ、プロジェクトメンバーが問題に対処し続けることになり、解決には長い時間がかかることがあります。
または、トラブルやムダを内在させたやり方を、そのまま何年も何10年も職場がやり続けてしまうこともあります。

それではどんなやり方で業務改善を進めたら良いのでしょうか。

ボトムアップ型の業務改善を進める方法

「活コン式ボトムアップ改善」の方法は、まず職場のメンバーが仕事上の困りごとを皆で出し合うことからスタートし、お互いアイデアを出し合って小さな改善を試し、現場の意識とカイゼン力を醸成するとともに改善の機運を盛り上げます。
そして、小カイゼンを積み重ねるうちに職場を越える問題も顕在化して機運が盛り上がったところで、大規模な改革プロジェクトに取り組むアプローチです。

この方法を適切に実行すれば、職場の改善が円滑に進み、職場のコミュニケーションも良くなり、人と組織も成長し良いこと尽くしです。

以下のステップで行います。

ステップ１
職場参加の少人数チームでカイゼンネタを出し合い、仕事の困りごとからスタートする小さなカイゼンをたくさんやる中で、職場の改善する力をつける。

ステップ２
職場から出された改善ネタの中に必ず「改革」が必要なものが出てきます。
（出てこなければ、出るように仕掛けます）

ステップ３
改革のプロジェクトを立ち上げて（職場からも何人か参画されることが大切です）改革案をつくります。

ステップ４
改革案を実行するとともに、うまくいかない部分をステップ１でつくった少人数チームでカイゼンします。

このやり方は、（正しいマインドとやり方をするかぎり）
「例外なく！」
職場にたいへん好評で職場も育ち改善がスピーディーに活性化し、結果的に分厚い成果が得られます。

上手くいく業務改善とは、現場を動かそうとして、管理過多になってしまうと、逆効果です。
活コン式では、現場の方々が声をあげ、現場の方々自らが改善していく仕掛けがあります。

一般的な進め方

・プロジェクトだけでやっている

・トップダウンだけのアプローチ

・リーダー育成が改善手法だけ

・会社のための改善活動

・成果と行動だけでまわしている

・大きな改善だけを求める

・やらされ感のある活動

・ダメなところを指摘する

・コスト低減が中心

活コン式

－－－－－－－→　　・職場参加型とプロジェクト活動を並行して進める

－－－－－－－→　　・ボトムアップとトップダウンの両立

－－－－－－－→　　・リーダー教育に改善手法とチーム運営の教育を含める

－－－－－－－→　　・働きやすさと働きがいの向上を目的とした活動

－－－－－－－→　　・関係性と考え方を良くすることから主体的な行動につなげる

－－－－－－－→　　・小さな改善から始める

－－－－－－－→　　・楽しい要素を取り入れる

－－－－－－－→　　・良い所を褒める、認める

－－－－－－－→　　・付加価値/お客様サービスの向上につなげる

一般的な進め方 ⇒ 活コン式

●プロジェクトだけでやっている

⇒ 職場参加型とプロジェクト活動を並行して進める

●トップダウンだけのアプローチ

⇒ ボトムアップとトップダウンの両立

●リーダー育成が改善手法だけ

⇒ リーダー教育に改善手法とチーム運営の教育を含める

●会社のための改善活動

⇒ 働きやすさと働きがいの向上を目的とした活動

●成果と行動だけでまわしている

⇒ 関係性と考え方を良くすることから主体的な行動につなげる

●大きな改善だけを求める

⇒ 小さな改善から始める

●やらされ感のある活動

⇒ 楽しい要素を取り入れる

●ダメなところを指摘する

⇒ 良い所を褒める、認める

●コスト低減が中心

⇒ 付加価値/お客様サービスの向上につなげる

事例

少人数チーム制で継続力＆成果向上

造船会社F社

会社の状況

改善提案制度はあったものの、改善アイディア数に対して、実施率は30％。
またコスト効果20万円以上の改善は月に1件でした。
さらに離職者数も多く、一つの職場でも年間10名以上。

課題

改善活動自体の活性度合いもさながら、職場の人間関係が悪く、コミュニケーションが薄い状態でした。
また、改善の仕組みが個人提案、個人実施で、小さな困りごとが出ていない状態になっていました。
さらに管理職が改善提案制度に対しての誤解があり、仕事としてみなしていないという意識の改革が必要でした。

弊社の研修

新しい改善提案制度のコンサルティングと管理職への研修をおこないました。

《改善提案制度コンサルティグ》
・個人実施からチーム制への変更し、各現場で簡単に書ける改善カードの導入

《管理職研修》
・管理職としての信頼関係の作り方やコミュニケーションの取り方等、改善活動を支援する考え方とテクニックを2日間にわけて実施

成果を目的にしないことで成果が出る

未実施案件70%がゼロに！
「小集団活動のプロジェクト化」を試された1年目に、改善提案の未実施案件70%あったのががゼロ。
つまり、改善提案の実施率100%になりました。
さらに年間改善効果金額が全社4千万円から1億円超え!

その後改善提案は、相変わらず高値安定で質の良い提案が量も継続して出されています。

コスト効果20万円以上が月1件から毎月10件以上に！
賞とれる提案(コスト効果 20万以上)が月1件だけだったのが、毎月10件以上出るようになりました。

改善ネタも現場の人にしか気づけないようなネタが挙がってくるようになり、ミスやトラブルが減っていきました。
仕事の中に改善活動が入っているため、やらされではなく主体的に活動が進むようになりました。

改善活動は人財育成の場

改善活動を通して、上記の直接効果以上に、波及効果の方が重要だったりします。
実際に職場のコミュニケーションが増えて人間関係も良くなったり、自分たちの裁量で職場た良くなっていく経験をすることで、職場満足度・モチベーションが向上します。
何より、導入前は年間10人以上の離職が続いていた職場が、1人2人程度となり離職率が大幅に改善されました。

小さな気づきや異常にアンテナが立ちやすくなり、改善が進むにつれてミスやトラブルも低減。顧客からの評価もあがり、客先での改善発表会では最優秀賞を受賞することができました。