12月は、愛知県のある大学様で業務カイゼン活動の発表会がありました。
こちらの大学様は、2019年の12月に
弊社の開催した「働き方改革のための業務カイゼン」セミナーに
ご参加いただいてからのご縁でした。
もともと業務カイゼン制度を導入されていらっしゃいましたが
・改善のハードルが高く、申請数が少ない
・申請書が書きにくい
・相対評価になっている
・やらされ感が強い
など、1年実施してみての課題がちょうど見え始めていた頃でした。
そこで、弊社は業務カイゼン制度自体の見直しからお手伝いをさせていただきました。
・改善活動の運営体制
・集計時期
・評価項目
・申請書フォーマット など
そして、制度のコンサルティングを行った後に
9月に業務カイゼン活動のキックオフ研修を実施させていただきました。
今回の業務カイゼン活動のポイントは
あくまで業務カイゼンの主体は「現場で業務に携わる方たち」であることです。
さらには、雇用形態の壁を越え、「全員参加型」の活動であったことです。
それに伴い
研修の形態も
・管理職研修
・一般職研修
と2軸に分けさせていだきました。
管理職研修では、カイゼンの考え方に加え
業務カイゼン活動をどのようにサポートしていくのか
についてお伝えさせていただきました。
どの企業さまもそうですが
現場が「やりたい」となったときに
どうしてもつまずいてしまうのが
「管理職の方の理解」です。
そのため、今回の業務カイゼン活動を推進していくにあたり
「管理職の立場は、カイゼン活動を支援し、リーダーやメンバーをサポートする」
という役割を最初にお願いしました。
その前提の上で
一般職研修をスタートしました。
こちらの大学様では
全キャンパスを巻き込んだ活動になり
60弱の業務カイゼンチームが生まれました。
そして、毎月1回研修を実施し
とうとう12月には業務カイゼン活動の発表会を実施しました。
カイゼンネタは、業務の中にある小さなやりにくさや、ムダといった小カイゼンから、
学生満足のための大きな改善も出てきていました。
たとえば、
・職員と先生が一緒になって、物置倉庫を休憩スペースにした。
この活動を通して、先生とのコミュニケーションが増えた。
・備品庫内で何がどこにあるかわからない状態だったのを
→ロケーションマップを作成し、探す迷う時間を短縮
・発送業務において、配送業者ごとに発送明細を作成し
各配送業者の送付状を探していた
→1社に一本化し、送り状作成をエクセル管理。送付状の置き場置き方の改善。
発送の一連の作業が5分から30秒になった
・学生向けのアプリケーションで、気軽に質問ができるような欄を作成
→業者依頼で2000万円のところ、管理権限をもらい自分たちで改善。
等です。
実際に参加いただいた皆様からの声はこちらです。
・職場の環境を1人だけで改善するのは難しいので、チームでできたのは良かった
・中々見て見ぬふりをしていたものが多かったので、とてもいい機会となった
・普段口に出さない気づきを共有できる
・人事異動で新しく配属された職員を含めた協力体制ができた