「場所にとらわれない働き方推進」ペーパーレス化/部署フリーアドレス化の推進

六角堂

今日は、京都の会社様にて
「場所にとらわれない働き方推進」ペーパーレス化/部署フリーアドレス化研修でした。

昨年も5S推進委員の方々に研修会させていただきましたが
今年は「ペーパーレス化/部署フリーアドレス化」
という大きな取り組みをすることになって、
5S推進委員とペーパーレス推進プロジェクトのコラボ。

京都の本社から北海道~九州までTeamsつないで完全オンライン。
名古屋から配信でも良いと言われたのですが・・・。

春の京都!
やっぱり来てしまいました。
会場入りする前に六角堂を拝観(桜見物?)
六角堂をのぞむスタバで最終準備。

さて
ペーパーレス化とは

紙そのものをなくす、減らす
・新たなスペースが得られる
⇒ 働きやすいオフィスに活用できる
(Web会議ブース等)

ペーパレス化(さらにデジタル化)する効果は?

・検索性の向上
・劣化・紛失のリスクがない
・データ共有や活用で効率化
⇒ さらに顧客へ提供する価値向上にもつながる

このペーパーレス化研修の内容は・・。
・5Sとは(昨年の取り組み事例)
・ペーパレス化スケジュール
・職場キックオフをやろう
・承認ワークフローの整理/見直し
・共有キャビやデスクから書類や物を減らす方法
・電子化を進める前に確認しておくこと
・電子化(PDF化)のステップ
・リーダーの役割

以下の感想をいただきました。

・ペーパーレスは良いことばかりだし、フリーロケーションが実現すれば、
むしろ他部署との雑談コミュニケ―ションの機会が増えるのでは。
・リアル、オンラインを問わず、コミュニケーションが取れ、皆が他者の立場に立って考えられる職場にしたい
・フリーアドレス化による自由な雰囲気のある職場にする
・業務に対する疑問点などを遠慮なく言える雰囲気を作る
・ペーパーレス化によって手順は省かれる分、
相手との関わりが希薄にならない環境づくりを行っていきたい

・リモートワークが定着している中、場所にかかわらず仕事がしやすく、
職場仲間と気軽にコミュニケーションが取れる環境づくりが大切だと思います。

・整理整頓について大変参考になりました。
・円滑なペーパーレス化を行うためには、社員一人一人のITスキルにも作用されると思うので、
分かりやすいマニュアル作りがキーポイントだと思いました。
・あらためて5S等の意識の高まりを感じることができた。
事例発表でもあったが、普段の業務ではなかなか意識ができないこともあり、
定期的におこなってくれればありがたい。

・念のため捨てずに保管している資料のうち、過去1年間使用しなかった(見なかった)ものは廃棄、
PDF化を選択し、安心のための「念のため」に頼らない。
・パンフレット類→古いものは捨てる、PDF化する
・紙媒体書類はPDF化後、廃棄。
もしくは3か月間、未使用の資料は削除。

・管理職を巻き込んで役割分担を行うことが大事。
なるべく全員に何らかの役割が当たるようにしたいと思います。
当部は準社員の方が多いので、例えばリーダーはまんべんなく正社員に当たるようにして、
サブリーダーや担当は準社員に入ってもらうような工夫は必要かと考えています。
・全員参加型の体制をつくることが大事
・リーダー、サブリーダーともに協力者であることを前提に役職を問わずに配置をしたい。

・デスクやキャビネットなどの物理系担当と、
ファイルサーバーやPDF化などの仮想空間系担当を分けつつ、
双方向で進捗や意見を闊達にやり取りできるメンバー配置が重要。

・リーダーは大切ですが、全員が当事者となるため、役割を広く割り当てる必要があると理解しました。
・リーダーの「自分ごと化」は当たり前だと思いますが、
一般課員とリーダーの潤滑油的存在であるサブリーダーこそが、
いかに「自分ごと化」できるかがチームを結束するために大切だと思いました。

・リーダーがすべてを負担する必要ないことを学びました。
大事な役割は、リーダー補佐であるサブリーダ―だと思います。
・分担された役割がすべて大切なことであり当事者意識を持つことが重要だと思います。

・「5S」は、苦手な人にとっては「面倒な取り組み」という受け止めになるのは仕方ないので、
リーダーは「何のために」「これをやりきったら、こんなゴールがある」を示す役割が大事だと思いました。
そして、面倒なことをしてくれるわけですから、「有難う」「お疲れ様」を言葉にできる体制が大事だと思いました。

・役割がある方が、人は動きやすくなると思うので5S委員がそれぞれの担当役割を決めて進めていくと自分ごと化できるなと思いました。
実際に当課では、クリアデスクキャンペーン時にはひとりひとりに役割分担をしています。
チェックの結果がきた際は「どうだったかな~」とひとりひとりが考えてくれているように思うため一体感があるように感じています。

これを機会に職場/会社の5S、
そしてペーパーレス化とフリーアドレス化も進むことでしょう。

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