5S研修「フリーアドレスを見据えたペーパーレス化へのとりくみかた」

5S研修「フリーアドレスを見据えたペーパーレス化へのとりくみかた」

メイン会場と在宅勤務の方々とオンラインでつないだハイブリッド研修

今日は京都の会社様で
「働きやすい職場をつくる」5S研修
でした。

サブタイトルに
「Afterコロナにむけてフリーアドレスを見据えたペーパーレス化へのとりくみかた」
とあるように、
コロナ禍において、テレワーク推進とともに
本社部門の5Sのとりくみ、特に書類、電子データの2Sや、さらにはオフィスレイアウトの見直しから
フリーアドレス化も視野にいれたいことから実現しました。

内容は?
・整理のポイントと事例
「書類を整理する3つの基準(時間、数量、スペース)」
・整頓のポイントと事例
「書類の置き場、置き方、表示のカイゼン」
・デスクの2S
・電子データの2S
・ペーパーレス化への取り組み方
・書類を減らす方法
・書類の電子化へのとりくみ方
・チーム活動の取り組み方
~ 改革を成功させ「良い組織風土をつくる」業務5Sカイゼン活動

Teams使ってメイン会場と
在宅勤務の方々つないだハイブリッド。

マイクもなし?にふつうに前に立って
まったく違和感なく
会場とオンラインのハイブリッドで研修できるなんて
すごい時代になったものです。

感想の例を以下に紹介します。

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・5S、ペーパーレスの意義を深く学びました。
・5Sには様々なメリットがあること。5Sは働きやすい職場をつくる。
・5Sとは「片づけること」くらいの認識でしかなかったですが、
5Sを行うことの背景や理由をしっかり学びとして得ることができました。

・自分や部署にとって、「探すを減らして時間を得る」という発想、努力が必要であると改めて気づいたこと。

・5Sが単なる整理整頓ではなく、結果として業務プロセスの改善にもつながるということを感じさせられました。
・「ルールだから」「とりあえずやらないと」の意識だったのが、研修を受けることで自分事に感じ、5Sに取り組みたいという気持ちになりました。
・5Sは一度にやるのではなく、毎日の取り組みが大事だと感じた。
・整理・整頓の具体的事例が多く、すぐに実践に繋げられそうだと思った。

・5S活動はリーダーの押し付けではなく各個人で理解して協力しあうことが大切と思った。

・5Sは個人で行うものではなくある程度の小グループで行うことで、
効率化とさらなる改善ができることを学べました。

・部署をまたいで意見交換できたのは非常に有意義でした。
5sにかかわらず、自分たちが困っていることも、
他部署の人の知識があれば簡単に解決することもあると思います。
創意工夫のような取組結果報告だけでなく、困りごとを投稿する仕組みがあってもいいかもしれません。

・5Sにおいて整理のポイントとして使わないものを廃棄する決断が大事だということ。
整頓の際の書類の横置きを縦置きにすると良いというは目からうろこでした。

・5S活動とは掃除や片付けによる職場環境をきれいにするための美化活動であると思っていた。
しかしながら研修を通して、5Sを行なうことで仕事の質を高め、
チーム力も高めるとなどいった職場の抱える問題を解決するために必要なことであるということを理解した。

・整理するポイントが、期限を設けたり、閾値(ライン)を引くことで可視化されるので有効だと学びました。
また、5S委員がすべての作業を1人でやらなければいけないと考えていましたが、課内のメンバーで役割分担するやり方があることに気付きました。
・デスク周りの5Sは常に行っているつもりであるが、キャビネットのファイルの整理や書類自体の削減などはあまり気にしておらず、
自分ごと化できていない自分に改めて気づきました。
みんなに役割を持たせることでやる気を出し、部署全体に良い効果をもたらすというのも勉強になりました。

・5Sだけでなく、何事も「ルール」を決めることが大切ということを改めて認識しました。

・今までは少なからず「やらされている」という意識があったが、
自発的に行うことで自分に返ってくることが多いことがよく分かった

・経営改善のためにはボトムアップ的な5Sが有効であること

・Teamsでの参加であり、グループワークでは「隣の人と話し合って」ということは出来ませんでしたが、
Teams参加の人かどうかにかかわらず発言の機会があり、「一緒に研修を受講している」という意識が強まりました。

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以上は感想の一部ですが
リモートの方々含めて非常に良く伝わっていて良かったです。
この研修は、実践までフォローするものでこの日がスタート!

しっかり実践をフォローさせていただきます。

ところで
桜の季節!
ということで
帰りに嵐山に立ち寄りました。

天龍寺の桜は見ごろで
癒されました。

フリーアドレスを見据えたペーパーレス化へのとりくみかた」天龍寺の桜

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